HubSpot retiró sus claves de API clásicas en 2022. La forma moderna de otorgar a una aplicación de terceros acceso a tus datos de HubSpot es una Aplicación Privada: tú (como administrador en tu cuenta de HubSpot) creas la aplicación, eliges exactamente qué permisos necesita y HubSpot te emite un token permanente para pegarlo en Anexus.
Antes de comenzar
- Debes ser un administrador de HubSpot (o tener un usuario con permisos de "App Marketplace Access" y "Service Hub").
- Funciona en todos los planes de HubSpot, incluido el nivel CRM gratuito.
Paso 1: Crear la Aplicación Privada en HubSpot
En HubSpot, ve a Configuración (ícono de engranaje, arriba a la derecha) → Integraciones → Aplicaciones Privadas.
Haz clic en Crear una aplicación privada.
En la pestaña Información Básica:
- Nombre: Anexus Connect
- Logo: opcional
- Descripción: "Sincroniza automáticamente con HubSpot los contactos capturados por Anexus"
Cambia a la pestaña Alcances. Busca y marca:
crm.objects.contacts.readcrm.objects.contacts.write
Esto nos permite buscar contactos existentes (para actualizar en lugar de duplicar) y crear nuevos.
Haz clic en Crear aplicación en la parte superior derecha. HubSpot muestra una advertencia indicando que no podrás cambiar los alcances tras la creación: confirma.
HubSpot muestra el token de acceso. Comienza con pat- y tiene unos 80 caracteres. Cópialo ahora: podrás volver a verlo más tarde, pero es más fácil copiarlo desde esta pantalla.
Paso 2: Pegarlo en Anexus
En Anexus, ve a Configuración → Integraciones CRM.
Busca la tarjeta de HubSpot y haz clic en Conectar.
Pega el token de acceso. Haz clic en Guardar y conectar.
Anexus realiza una llamada de prueba rápida a HubSpot para confirmar que el token funciona y obtener el nombre de tu cuenta (para mostrarlo en la tarjeta). Si tiene éxito, la tarjeta se vuelve verde.
Qué se sincroniza con HubSpot
Cada nuevo contacto capturado mediante tu formulario de intercambio se convierte en (o actualiza) un registro de Contacto de HubSpot con:
- Correo electrónico (la clave única de HubSpot: hacemos upsert por correo para que la misma persona nunca se duplique)
- Nombre, apellido
- Teléfono, empresa, cargo
hs_lead_status = NEW(para que aparezcan por defecto en tu vista de "Nuevos contactos")
Para reponer los contactos capturados antes de la conexión, haz clic en Sincronizar contactos anteriores en la tarjeta de HubSpot. Los enviamos en lotes de 50 con una barra de progreso en vivo.
Si algo sale mal
"HubSpot rechazó el token"
El token es incorrecto, está expirado o faltan alcances. Abre la Aplicación Privada en HubSpot → vuelve a copiar el token de acceso → reconéctala en Anexus. Si los alcances son incorrectos, deberás eliminar la aplicación y crear una nueva (HubSpot no permite cambiar los alcances).
Los contactos no aparecen en HubSpot
Haz clic en Probar en la tarjeta de HubSpot para confirmar que el token sigue activo (un administrador podría haberlo revocado). Si la prueba pasa pero los nuevos contactos no aparecen, revisa tu filtro "Nuevos" en HubSpot: podrían estar en la vista "Todos los contactos" ordenados por una fecha antigua.
Contactos duplicados en HubSpot
No debería ocurrir: buscamos por correo electrónico antes de crear. Si ves duplicados, normalmente significa que la misma persona envió tu formulario con dos direcciones de correo distintas (cada una es un registro de HubSpot diferente).
Cómo desconectar
Haz clic en Desconectar en la tarjeta de HubSpot. Detendremos inmediatamente el envío de nuevos contactos. Para revocar también el token desde el lado de HubSpot: vuelve a Configuración → Integraciones → Aplicaciones Privadas en HubSpot, abre la aplicación Anexus Connect y haz clic en Eliminar.