Con Zoho, lo primero que hay que acertar no es una credencial: es la geografía. Zoho opera centros de datos independientes (.com, .eu, .in, .com.au, .jp y .zohocloud.ca), cada uno con sus propios servidores de inicio de sesión y su propia copia de tu organización. Una autorización emitida en una región no significa nada en otra, así que Anexus te pregunta en qué centro de datos estás antes de redirigirte.
Lo segundo que conviene saber antes de empezar: Zoho llama módulos a sus tipos de registro (Leads, Contactos, Cuentas, Negocios). Anexus escribe en el módulo Contactos, y el modelo de permisos de Zoho funciona módulo por módulo, por eso la pantalla de consentimiento es tan específica.
Primero, encuentra tu centro de datos
Abre Zoho CRM en un navegador y mira la barra de direcciones. El sufijo del dominio es tu centro de datos. Nada más de este artículo funcionará hasta que esa elección coincida.
| Tu URL de Zoho termina en… | Centro de datos a elegir | Región |
|---|---|---|
.zoho.com | US | Estados Unidos |
.zoho.eu | EU | Europa |
.zoho.in | IN | India |
.zoho.com.au | AU | Australia |
.zoho.jp | JP | Japón |
.zohocloud.ca | CA | Canadá |
El centro de datos queda fijado al crear la organización: iniciar sesión en otro sitio no la mueve, y Zoho solo traslada una organización entre regiones mediante una solicitud de soporte. Si inicias sesión en la región equivocada, Zoho simplemente te dirá que la cuenta no existe ahí.
Equipos canadienses: el centro de datos CA de Zoho existe para que los datos del CRM permanezcan alojados en Canadá. Si tu organización se creó allí, tus URL terminan en zohocloud.ca y CA es la única opción que autorizará la conexión.
Antes de comenzar
- Una cuenta de Zoho CRM en cualquier edición que exponga la API, incluida la edición gratuita.
- Tu centro de datos, según la tabla anterior.
- El usuario de Zoho que iniciará sesión y aprobará la conexión. Decide quién será antes de empezar, porque la autorización se otorga en su nombre.
- El perfil de Zoho de ese usuario necesita permisos de creación y edición en el módulo Contactos. Los perfiles Administrador y Estándar los tienen; un perfil personalizado restringido puede que no.
Conectar Anexus con Zoho CRM
En Anexus, abre Configuración → Integraciones CRM y busca la tarjeta de Zoho CRM.
En el pequeño menú desplegable junto al botón Conectar, selecciona tu centro de datos (US, EU, IN, AU, JP o CA).
Haz clic en Conectar con Zoho CRM. Llegarás a la página de inicio de sesión de Zoho de esa región.
Inicia sesión con el usuario elegido arriba. Una cuenta de Zoho puede pertenecer a varias organizaciones de CRM: revisa el nombre de la organización antes de continuar, porque la autorización queda ligada a la organización en la que has iniciado sesión.
Zoho muestra su pantalla de consentimiento con los dos ámbitos que figuran abajo. Haz clic en Aceptar.
Zoho te redirige de vuelta a Anexus y la tarjeta de Zoho cambia al estado verde "Conectado".
Los dos ámbitos de la pantalla de consentimiento
Los ámbitos de Zoho nombran el módulo y la operación, así que la pantalla de consentimiento te dice exactamente hasta dónde puede llegar una aplicación. Anexus solicita dos:
- ZohoCRM.modules.contacts.ALL — lectura y escritura únicamente en el módulo Contactos. Leads, Cuentas y Negocios quedan fuera de la concesión.
- ZohoCRM.users.READ — lectura de tu propio registro de usuario de Zoho, que se usa para mostrar el nombre de la cuenta en la tarjeta conectada.
Si tu organización de Zoho restringe las aplicaciones de terceros, un administrador debe aprobar Anexus una vez antes de que alguien pueda pasar de esta pantalla.
Dónde aterriza un contacto capturado en Zoho
Cada contacto capturado se convierte en —o actualiza— un registro del módulo Contactos, no de Leads. Esa distinción pesa más en Zoho que en otros CRM: las reglas de asignación de leads y el flujo de conversión que transforma un Lead en Contacto, Cuenta y Negocio pertenecen al módulo Leads, y un registro escrito directamente en Contactos nunca pasa por ellos. Los equipos que clasifican desde Leads suelen añadir una vista de Contactos o un flujo de trabajo del módulo Contactos.
Anexus usa el endpoint upsert de Zoho: si la misma persona rellena tu formulario de intercambio dos veces, se actualiza el Contacto existente en lugar de crear un segundo.
Correspondencia de campos
Todos los campos de abajo aterrizan en el módulo Contactos. El nombre de API es el que verías en las herramientas para desarrolladores de Zoho o en una exportación.
| Campo de Anexus | Etiqueta del campo en Zoho | Nombre de API | Particularidad de Zoho |
|---|---|---|---|
| Nombre | First Name | First_Name | Opcional en Zoho. |
| Apellido | Last Name | Last_Name | El único campo de sistema obligatorio en un Contacto de Zoho. Toma el valor "Unknown" si la persona no lo indicó, porque de lo contrario Zoho rechaza el registro. |
| Correo electrónico | Email | Un contacto capturado sin una dirección de correo válida nunca se envía a un CRM. | |
| Teléfono | Phone | Phone | Zoho mantiene Teléfono y Móvil como campos distintos; el valor va a Teléfono. |
| Cargo | Title | Title | En Zoho, "Title" significa cargo; el tratamiento está en el campo aparte "Salutation". |
| Empresa | Account Name | Account_Name | Un campo de búsqueda hacia el módulo Cuentas, no una caja de texto libre. |
"Account Name" es la fila que no se comporta como las demás. En un Contacto de Zoho es un campo de búsqueda que apunta a un registro del módulo Cuentas y no una caja de texto libre, algo que Zoho hace distinto a la mayoría de los CRM.
Los contactos capturados antes de conectar no viajan por su cuenta. Usa Sincronizar contactos anteriores en la tarjeta de Zoho para enviarlos.
Límites de Zoho que conviene conocer antes de sincronizar muchos contactos anteriores
- Zoho mide el uso de la API a nivel de toda la organización, como una asignación diaria derivada de tu edición y tu número de usuarios, no por integración. Anexus comparte esa asignación con cualquier otra herramienta conectada a la misma organización de Zoho.
- Los endpoints de registros de Zoho aceptan como máximo 100 registros por llamada, así que sincronizar unos miles de contactos anteriores es forzosamente una larga serie de llamadas y no una única carga.
- También hay un techo de llamadas API simultáneas por organización. Si superas cualquiera de los dos límites, Zoho responde
TOO_MANY_REQUESTS; los contactos afectados quedan pendientes hasta que vuelvas a hacer clic en Sincronizar contactos anteriores. - Los tokens de acceso de Zoho duran alrededor de una hora y se renuevan en segundo plano a partir del token de actualización. Nunca tienes que tocar eso.
Si algo sale mal
"Invalid Client" en la pantalla de consentimiento de Zoho
Con diferencia, el fallo más habitual de Zoho, y siempre es el centro de datos. Anexus está registrada como un cliente independiente en cada región de Zoho: un id de cliente que conocen los servidores de EE. UU. no significa nada para los europeos. Desconecta, elige el centro de datos que coincide con tu URL de Zoho y vuelve a empezar.
Conectado, pero no aparece nada en Contactos
Una cuenta de Zoho puede pertenecer a varias organizaciones de CRM, y la autorización queda ligada a aquella en la que habías iniciado sesión. Compara el nombre de la organización en el menú de cuenta de Zoho con la que estás mirando y vuelve a conectar desde la correcta si no coinciden. Antes de dar por hecho que no llegó nada, busca también el correo de la persona en Zoho: un upsert que encuentra un Contacto existente lo actualiza en su sitio, sin añadir una fila nueva al principio de la lista.
MANDATORY_NOT_FOUND, o Contactos que llegan con campos en blanco
Los diseños de página de Zoho permiten a un administrador marcar campos personalizados como obligatorios. La sincronización solo envía los campos estándar mapeados arriba, así que un campo personalizado obligatorio o queda vacío en el Contacto guardado o, cuando Zoho lo exige en la API, hace que el registro se rechace con MANDATORY_NOT_FOUND. Pide a tu administrador que haga esos campos no obligatorios en el diseño de Contactos, que les dé valores predeterminados, o rellénalos después.
Zoho responde NO_PERMISSION
Los ámbitos se conceden a nivel de aplicación, pero Zoho también aplica el perfil del usuario que autorizó en cada llamada a la API, y responde NO_PERMISSION cuando ese perfil no permite la operación. Pide a un administrador que conceda a ese perfil permisos de creación y edición en el módulo Contactos, o vuelve a conectar con un usuario que ya los tenga.
INVALID_TOKEN después de meses funcionando bien
Los tokens de actualización de Zoho mueren por motivos concretos: un administrador revocó Anexus en la lista de aplicaciones conectadas, el usuario que autorizó fue desactivado o retirado de la organización, o la organización se migró a otro centro de datos. Zoho también limita cuántos tokens de actualización puede tener una aplicación por usuario, así que reconectar una y otra vez sin desconectar antes puede retirar en silencio el más antiguo. En todos los casos la solución es la misma: Desconectar en Anexus y volver a conectar.
TOO_MANY_REQUESTS durante la sincronización de contactos anteriores
Tu organización ha agotado su asignación diaria de API o ha alcanzado el techo de concurrencia, a menudo porque otra integración la comparte. No se pierde nada: los contactos rechazados quedan pendientes. Espera un rato y vuelve a hacer clic en Sincronizar contactos anteriores para reintentarlos. Zoho muestra el consumo de API de la organización en la configuración, en su sección de desarrollador/API, si quieres ver qué lo está gastando.
Desconectar y revocar del lado de Zoho
Haz clic en Desconectar en Anexus. Los Contactos ya creados o actualizados permanecen en Zoho: no se elimina nada de tu módulo Contactos.
Para invalidar además el token de actualización del lado de Zoho, inicia sesión en tu cuenta de Zoho en el dominio de tu propia región —la regla del centro de datos también aplica aquí—, haz clic en tu perfil y abre Mi cuenta → Authtokens activos (Zoho renombra esta página de vez en cuando, así que busca aplicaciones conectadas o autorizadas). Busca Anexus Connect y haz clic en Revocar. Esa revocación es lo que realmente elimina la autorización; desconectar en Anexus solo hace que dejemos de usarla.