Freshsales es el CRM de la suite Freshworks, y eso condiciona toda la configuración. La credencial es una clave API personal que generas tú mismo — no una aplicación a nivel de organización que instala tu administrador — y la dirección con la que habla Anexus es tu dominio de Freshworks, el mismo que ves en la barra del navegador cuando has iniciado sesión.
Freshsales, Freshworks CRM, Freshsales Suite: el mismo producto
Freshworks ha renombrado este CRM más de una vez, así que hilos de ayuda antiguos, facturas o capturas de pantalla pueden llamarlo Freshworks CRM o Freshsales Suite. Es el mismo CRM, y tanto la clave API como el dominio funcionan igual sea cual sea el nombre que muestre tu cuenta. En Anexus la tarjeta se llama simplemente Freshsales.
Antes de comenzar
- Un plan de Freshsales que exponga la API: la mayoría de los planes de pago. Si API Settings no aparece en tus ajustes personales, la causa es tu plan o tu rol, no un error.
- No necesitas ser administrador. Cada usuario de Freshsales tiene su propia clave, y esa clave lleva los permisos de ese usuario, que es justo por lo que importa de quién sea la clave.
- Ten claro qué producto de Freshworks estás mirando. Freshsales es el que muestra Contacts, Accounts y Deals en la barra lateral: si ves tickets, estás en Freshdesk.
Primer valor: el dominio de Freshworks (el que suele fallar)
La mayoría de las guías de CRM te dicen que consigas primero la clave. En Freshsales ese orden está mal: la clave es una página y un clic, mientras que el dominio sí es ambiguo, porque un mismo acceso a Freshworks da entrada a varios productos que empiezan todos por el nombre de tu empresa. Resuelve el dominio y el resto de la configuración no dará sorpresas.
Mira la barra de direcciones mientras estás dentro. Muestra algo como https://tuempresa.myfreshworks.com/crm/sales/…. Lo que Anexus quiere es solo el host: tuempresa.myfreshworks.com, sin https://, sin la ruta /crm/sales y sin barra final.
tuempresa.freshdesk.com y tuempresa.myfreshworks.com comparten el mismo prefijo tuempresa, lo que hace que el equivocado parezca correcto. Solo el host del CRM se autenticará.Los planes superiores de Freshsales también pueden tener un sandbox con su propia dirección. Un dominio de sandbox se autentica perfectamente y sincroniza perfectamente, hacia una copia de tu CRM que nadie del equipo comercial abre nunca. Si tu cuenta tiene uno, confirma que copiaste la dirección de producción y no la del sandbox.
Segundo valor: dónde está realmente la clave API de Freshsales
Está en tus ajustes personales, no en la consola de administración, y por eso buscar en Admin Settings nunca da resultado.
Inicia sesión en Freshsales y haz clic en tu avatar de perfil en la esquina superior derecha.
Abre Settings: tus propios ajustes de perfil, no el área de administración.
Selecciona API Settings. Tu clave está en esa página: una cadena alfanumérica larga.
Copia la clave y nada más. La documentación para desarrolladores de Freshsales la muestra envuelta en una cabecera Authorization: Token token=…: esa cabecera es para quien escribe código, no para pegarla aquí.
Juntar los dos valores en Anexus
En Anexus, ve a Ajustes → Integraciones CRM → Freshsales → Conectar.
Rellena los dos campos:
- Subdominio:
tuempresa.myfreshworks.com— solo el host - Clave API: la cadena tal cual de API Settings
Haz clic en Guardar y conectar. La tarjeta pasa a su estado verde Conectado, y cada contacto capturado a partir de ese momento se sincroniza solo.
La tarjeta conectada también tiene un botón Probar. Vale la pena pulsarlo cada vez que alguien haya pasado por API Settings en Freshsales, porque un restablecimiento allí es silencioso del lado de Anexus hasta que el siguiente contacto intenta sincronizarse.
Dónde aterriza un contacto capturado, campo por campo
Freshsales reparte tu pipeline en tres tipos de registro: Contacts (las personas), Accounts (las empresas a las que pertenecen) y Deals (los ingresos). Un contacto capturado en tu perfil de Anexus se convierte en un Contact de Freshsales.
Si vienes de Freshsales Classic, ten en cuenta que las cuentas recientes de Freshsales ya no tienen un objeto Leads aparte: los leads se fusionaron en Contacts y las empresas en Accounts. Así que no busques una lista de Leads: las personas capturadas con tu tarjeta están en Contacts, y ahí es donde las cualificas.
Un detalle estructural que conviene reconocer: en Freshsales una empresa no es un campo de texto del Contact. Es un registro Account aparte al que se vinculan los Contacts. La tabla de abajo enumera los campos que un contacto capturado rellena en la propia ficha Contact.
Un detalle que conviene reconocer si algún día lees la API de Freshsales o la cabecera de una exportación: el objeto Accounts se sigue llamando sales_accounts por dentro, un resto de la nomenclatura de Classic. La interfaz dice Accounts, los datos dicen sales accounts, y ambos designan el mismo registro.
La ficha Contact, campo por campo
Así se ve un contacto capturado por Anexus una vez que llega a Freshsales:
| Capturado por Anexus | Campo de Freshsales | Nombre en la API | Qué debes saber |
|---|---|---|---|
| Nombre | First name | first_name | Se combina con el apellido para formar el nombre visible del Contact en todas las vistas de lista. |
| Apellido | Last name | last_name | Freshsales ordena y busca su lista de Contacts por este campo. |
| Correo electrónico | email | Freshsales trata el correo como la clave única de un Contact: dos Contacts de una misma cuenta no pueden compartir dirección. | |
| Número de móvil (si se proporciona) | Mobile number | mobile_number | Freshsales mantiene Mobile number y Work number como campos distintos: una captura por tarjeta es un móvil, así que mira ahí primero. |
| Cargo (si se proporciona) | Job title | job_title | Texto libre en Freshsales, así que sirve como filtro en vistas, Workflows y segmentación de Sales Sequences. |
Solo pasa lo que la persona rellenó de verdad: un móvil o un cargo en blanco deja ese campo de Freshsales vacío en lugar de hacer fallar la sincronización.
Convertir la sincronización en seguimiento: Workflows, Sequences, Freddy
Aquí es donde Freshsales demuestra su valor una vez activa la conexión. Todo lo de abajo se configura en Freshsales, no en Anexus:
- Workflows: las reglas de automatización de Freshsales pueden dispararse al crear un contacto. Usos típicos: reasignar el Contact owner, marcar un Lead source, aplicar una etiqueta o abrir una tarea para quien deba llamar.
- Sales Sequences: las secuencias de correo saliente integradas en Freshsales. Inscribe a los Contacts recién creados en una secuencia de "nos conocimos en un evento" y el seguimiento sale sin que lo reescribas cada vez. Las secuencias envían desde un buzón conectado dentro de Freshsales, así que si nadie ha conectado uno todavía, la inscripción funciona y en realidad no sale nada.
- Puntuación de contactos / Freddy AI: Freshsales puntúa los contactos por interacción y encaje. Alguien a quien conociste en un congreso llega prácticamente sin historial, así que espera una puntuación baja el primer día; sube a medida que abre los correos de la secuencia y visita tu sitio. No leas la primera puntuación como un veredicto.
- Asignación automática y Territorios: Freshsales puede enrutar los Contacts nuevos por regla en lugar de por quien tenga la clave que hizo la llamada. Esta es la solución duradera al problema de la propiedad: la regla sigue funcionando cuando la persona detrás de la clave cambia de puesto.
- Deals: Freshsales no abre un Deal solo porque exista un Contact. Cuando un contacto capturado se convierte en una oportunidad real, crea el Deal desde la ficha del contacto para que el pipeline siga siendo fiel a la realidad.
Recuperar los contactos capturados antes de conectar
Haz clic en Sincronizar contactos anteriores en la tarjeta de Freshsales conectada y todo lo capturado antes de la conexión se envía por lotes.
Cuenta con más de una pasada si la lista es grande. Freshsales aplica un límite de llamadas API por minuto que varía según tu plan, y en cuanto una sincronización lo supera, Freshsales responde con un rechazo por límite hasta que cambia el minuto. Los contactos rechazados así quedan pendientes en lugar de perderse: espera unos minutos y vuelve a hacer clic en Sincronizar contactos anteriores para enviar el resto.
Como el correo es la clave única de un Contact de Freshsales, quien ya esté en Freshsales con la misma dirección no se duplicará: Freshsales rechaza el segundo y la tarjeta muestra el motivo que da Freshsales.
Cuando Freshsales se resiste
Los fallos de Freshsales se agrupan en seis formas reconocibles. Varias de ellas tienen que ver con qué dirección de Freshworks o de quién es el usuario de Freshsales que usaste, no con que la clave esté mal.
"Freshsales rechazó las credenciales"
Revísalo en este orden: comprueba el dominio antes de sospechar de la clave:
- El dominio es solo el host: sin
https://, sin/crm/salesy sin barra final. - Es el host del CRM, no
tuempresa.freshdesk.com. - La clave es la cadena tal cual. Si lo que pegaste empieza por
Token token=, copiaste la cabecera de ejemplo de la documentación de la API: recorta hasta dejar solo la clave. - Puede que la clave se haya restablecido, sin más. API Settings tiene un botón Reset, y quien lo pulsa invalida al instante la clave anterior, incluida la que ya habías conectado.
La sincronización dice que todo fue bien, pero nadie encuentra los Contacts
Este es el fallo más característico de Freshsales de toda la lista, y no hay nada roto. Las Views (vistas de lista) de Freshsales están filtradas, y la vista inicial por defecto suele filtrar por propietario, del tipo My Contacts. Si la clave API pertenece a un usuario de integración compartido, los registros existen pero son de ese usuario, así que un comercial parado en My Contacts ve una pantalla vacía. Cambia a All Contacts, ordena por fecha de creación y ahí están todos.
Si All Contacts también está realmente vacío, vuelve a revisar el dominio: una dirección de sandbox, o la de una segunda cuenta de Freshworks que alguien abrió para una prueba, lo aceptará todo y no te mostrará nada donde estás mirando.
Funcionó durante meses y de pronto dejó de hacerlo, sin tocar Anexus
En Freshsales la causa habitual es la persona, no la clave. Una clave API de Freshsales pertenece a un usuario, así que desactivar o eliminar a ese usuario se lleva la clave por delante, que es justo lo que pasa la semana en que se va un comercial. Reconecta con una clave generada por alguien que se quede, idealmente un usuario compartido de operaciones.
Todos los Contacts capturados pertenecen al mismo comercial
Es Freshsales funcionando como está diseñado: marca como Contact owner al usuario cuya clave API hizo la llamada. Dos salidas. Generar la clave desde el usuario de Freshsales que deba ser el propietario o, mejor para un equipo, dejar la clave como está y reasignar en Freshsales con un Workflow o una regla de asignación automática o de territorio, que sigue funcionando cuando la gente cambia de puesto.
Un contacto rechazado por un campo que ni siquiera ves
Un administrador de Freshsales puede marcar campos como obligatorios en el Contact, incluidos campos personalizados que no existen en ningún otro CRM. Si un campo obligatorio está vacío, Freshsales se niega a crear el registro y la tarjeta de sincronización muestra el mensaje de validación de Freshsales con el nombre del campo. Arréglalo en Freshsales: haz el campo opcional o dale un valor por defecto, y reintenta con Sincronizar contactos anteriores.
No hay página de API Settings en tu Freshsales
Dos causas, ambas del lado de Freshsales: puede que tu plan no exponga la API o que tu rol de Freshsales no permita el acceso a la API. Pide primero a un administrador de Freshsales que revise el rol (es el arreglo más barato) y, si no, genera la clave desde una cuenta con un rol más completo.
Ciclo de vida de la clave: restablecer, rotar, desconectar
En Anexus, Desconectar detiene la sincronización. Del lado de Freshsales, API Settings → Reset emite una clave nueva e invalida la anterior en el momento en que haces clic: no hay ventana de solapamiento ni una segunda clave que conviva con la primera. Prevé reconectar Anexus con la nueva clave justo después, pulsa Probar y revisa qué más estaba usando esa misma clave.
Una clave API de Freshsales no se puede limitar: lleva todos los permisos del usuario que la posee y no existe una variante de solo lectura ni restringida a contactos. Ese es el mejor argumento para generarla desde un usuario de integración dedicado y no desde tu propia cuenta.
Desconectar nunca elimina los Contacts que ya llegaron a Freshsales. Anexus deja de enviar; los registros se quedan donde están, conservan su propietario y siguen en la secuencia en la que estuvieran inscritos.
Qué sigue
- Volver a todas las integraciones CRM
- Gestionar contactos y leads en Anexus — el Mini CRM que guarda su propia copia junto a Freshsales
- Seguridad y privacidad — cómo se almacena tu clave API de Freshsales