Apollo.io tiene la configuración más corta de los diez CRM compatibles con Anexus: una clave API, sin subdominio, sin correo de cuenta, sin redirección OAuth. Pero Apollo es una base de datos de prospección y un motor de secuencias más que un sistema de registro, y eso cambia el aspecto de un contacto sincronizado una vez que llega.
People, Contacts, Accounts, Sequences: las cuatro palabras de Apollo
Apollo usa un vocabulario que confunde a quienes vienen de Pipedrive o Salesforce. Vale la pena conocer cuatro términos antes de conectar:
- People: registros de la propia base de datos B2B compartida de Apollo. Cientos de millones. Nadie de tu equipo es dueño de ellos; solo los buscas.
- Contacts: personas que tu equipo ha guardado en tu propio espacio de trabajo de Apollo. Ahí es donde escribe Anexus. Un Contact es tuyo; un People no.
- Accounts: el equivalente a nivel de empresa, una organización que tu equipo ha guardado. Apollo asocia un Contact a un Account cuando logra deducir dónde trabaja la persona.
- Sequences: las cadencias salientes de varios pasos (correos, llamadas, tareas) que son la razón por la que la mayoría de los equipos paga por Apollo. Inscribir un Contact en una Sequence es la acción característica de Apollo.
La credencial: una sola clave API de Apollo
Apollo autentica cada llamada a la API con una clave enviada en una cabecera X-Api-Key. No hay ninguna app OAuth que aprobar, ninguna pantalla de consentimiento de administrador y nada que tu equipo de TI deba autorizar. Dos cosas sobre la clave sí importan:
- Apollo limita el alcance de las claves por endpoint y restringe la API según el plan. La página de ajustes de API indica qué endpoints puede llamar cada clave. Una clave que puede buscar People pero no crear Contacts se conectará y luego fallará en silencio en cada sincronización: revisa los permisos de endpoint antes de pegarla.
- Una clave pertenece a un solo usuario de tu equipo de Apollo. Los registros creados con ella se atribuyen a ese usuario. Si los leads deben quedar bajo un representante concreto, genera la clave desde el inicio de sesión de ese representante y no desde una cuenta de administrador.
Genera la clave en Apollo
En Apollo, abre Configuración (ícono de engranaje, arriba a la derecha) → Integrations.
Busca API en la lista de integraciones y haz clic en Connect si aún no está activado.
Crea o revela una clave y luego revisa los permisos de endpoint que aparecen junto a ella. El acceso de creación de Contacts es el que Anexus necesita.
Copia la clave. Apollo la muestra completa aquí, así que puedes volver por ella, pero si la regeneras la anterior deja de funcionar de inmediato.
Pégala en Anexus
En Anexus, ve a Configuración → Integraciones CRM → Apollo.io → Conectar.
Pega la clave API (es el único campo de la tarjeta) y haz clic en Guardar y conectar.
Usa el botón Probar en la tarjeta conectada para confirmar que la clave se autentica. La prueba comprueba el token en sí, no lo que el token tiene permitido hacer: los permisos de endpoint se confirman en la página de ajustes de API de Apollo.
Mapa de campos: un contacto de Anexus como Contact de Apollo
Cada contacto capturado en tu perfil se escribe como un nuevo Contact de Apollo. Esto es lo que va a dónde:
| Anexus captura | Campo del Contact de Apollo | Conviene saber |
|---|---|---|
| Nombre | first_name / last_name | Apollo guarda el nombre de un contacto en dos campos: nombre y apellido. |
| Correo electrónico | email | La clave de identidad de Apollo. Decide tanto la deduplicación como a qué Account se une el Contact. |
| Empresa | organization_name | Una cadena de texto, no un ID de Account. Apollo resuelve el Account por su cuenta, sobre todo a partir del dominio del correo. |
| Puesto | title | Apollo puede mostrar otro puesto más adelante si su propia base de datos tiene uno más reciente. |
| Teléfono | Direct phone | Apollo mantiene varios espacios de teléfono (direct, mobile, corporate). Los números capturados van al de tipo direct. |
De dónde sale el Account
Anexus envía un nombre de empresa. Apollo convierte los nombres en Accounts por su cuenta y se apoya sobre todo en el dominio del correo: un contacto con dana@northwind.ca se asocia limpiamente al Account Northwind, mientras que esa misma persona con una dirección de Gmail u Outlook normalmente no quedará asociada a ningún Account, sin importar lo que haya escrito en el campo de empresa.
Si tus leads de eventos entregan sobre todo direcciones personales, espera un montón de Contacts sin Account en Apollo. Siguen siendo perfectamente utilizables en una Sequence; solo que no aparecerán en filtros por Account ni en vistas por territorio.
Enriquecimiento y duplicados: las dos sorpresas de Apollo
Apollo enriquece los Contacts guardados con su propia base de datos B2B. Esa es la razón de ser del producto, pero implica que el puesto o la empresa de tu Contact en Apollo puede no ser la cadena exacta que escribió tu visitante en tu perfil: Apollo puede rellenar huecos y superponer sus propios datos. Si necesitas las palabras que la persona te dio realmente, se conservan en el Mini CRM de Anexus, sin importar lo que muestre Apollo.
La deduplicación se hace sobre la dirección de correo, y es literal. dana@northwind.ca y d.wong@northwind.ca son dos Contacts para Apollo aunque sean la misma persona, y un alias con signo más (dana+expo@…) es un tercero. Si la misma persona toca tu tarjeta en dos eventos con dos direcciones distintas, tendrás dos Contacts en Apollo y deberás fusionarlos allí en lugar de esperar que la sincronización lo detecte.
Convertir Contacts nuevos en una Sequence
Esta es la pregunta que hace todo usuario de Apollo, así que seamos explícitos: Anexus crea el Contact y ahí se detiene. Nadie queda inscrito automáticamente en una Sequence y ningún correo sale de Apollo por una sincronización. La inscripción se queda donde corresponde: en Apollo, bajo tu control, después de que hayas mirado quién apareció de verdad.
El flujo práctico que adopta la mayoría de los equipos: después de un evento, abre tus Contacts de Apollo, ordénalos por más recientes, selecciona los que valga la pena trabajar y añade esa selección a una Sequence. Otros equipos crean una búsqueda guardada que captura las llegadas nuevas y hacen la inscripción desde ahí.
Cuando una sincronización no llega
Apollo rechazó la clave API
Casi siempre es una de estas tres cosas: la clave se regeneró después de copiarla (regenerarla invalida la anterior al instante), la clave la creó un compañero cuya licencia de Apollo ya fue retirada, o tu plan no incluye acceso a la API. Vuelve a copiarla desde Configuración → Integrations → API y reconecta.
La clave conecta, pero nunca aparece nada en Contacts
Este es el caso propio de Apollo. Como Apollo limita el alcance de las claves por endpoint, una clave puede pasar la autenticación y aun así tener prohibido crear Contacts. Vuelve a la página de ajustes de API, confirma que los permisos de la clave cubren la creación de contactos y luego haz clic en Sincronizar contactos anteriores en la tarjeta de Anexus: lo que falló sigue pendiente y se reintenta.
Errores de límite de uso al sincronizar contactos anteriores
Apollo aplica límites por minuto, por hora y por día a cada clave API, y un envío de recuperación es justo el tipo de petición que los alcanza. Si un lote se detiene a mitad, espera unos minutos y haz clic de nuevo en Sincronizar contactos anteriores: los contactos que no se enviaron siguen pendientes y retoman donde se quedaron. Con un plan ajustado, un atraso grande puede requerir varias pasadas a lo largo del día.
Encuentro a la persona en la búsqueda, pero no en mis Contacts
Estás viendo un People de la base pública de Apollo, no tu Contact guardado. Cambia la vista de People a Contacts. Si de verdad no está en Contacts, revisa la tarjeta de Anexus por si hay una advertencia amarilla: el motivo que dio Apollo se muestra ahí tal cual.
El contacto llegó a Apollo, y también a Salesforce
Eso es la propia sincronización de CRM de Apollo, no Anexus. Si tu espacio de trabajo de Apollo envía los Contacts a Salesforce o HubSpot, todo lo que escriba Anexus irá con ellos. Conviene revisarlo antes de una feria, sobre todo si además conectaste ese mismo CRM directamente a Anexus: estarías creando el registro dos veces por dos caminos distintos.
Desconectar y revocar
Haz clic en Desconectar en Anexus y dejamos de escribir en Apollo de inmediato. Los Contacts ya creados permanecen en Apollo, incluida cualquier persona ya inscrita en una Sequence, que seguirá recibiéndola. Desconectar un CRM no pausa una cadencia de Apollo; solo Apollo puede hacerlo.
Para invalidar la credencial en sí, regenera la clave en Apollo desde Configuración → Integrations → API. Recuerda que la clave puede estar compartida con otras herramientas: regenerarla las rompe todas a la vez, no solo Anexus.
Qué sigue
- Volver a todas las integraciones CRM
- Gestionar contactos y leads — el Mini CRM de Anexus conserva el original intacto de todo lo que Apollo enriquece