Envoyez vos contacts Anexus Connect vers Freshsales

Freshsales est le CRM de la suite Freshworks, et cela conditionne toute la configuration. L’identifiant est une clé API personnelle que vous générez vous-même — et non une application au niveau de l’organisation installée par votre administrateur — et l’adresse à laquelle Anexus s’adresse est votre domaine Freshworks, celui-là même qui apparaît dans votre barre d’adresse une fois connecté.

Freshsales, Freshworks CRM, Freshsales Suite — un seul et même produit

Freshworks a renommé ce CRM plus d’une fois : d’anciens fils d’aide, des factures ou des captures d’écran peuvent donc l’appeler Freshworks CRM ou Freshsales Suite. C’est le même CRM, et la clé API comme le domaine fonctionnent de façon identique quel que soit le nom affiché par votre compte. Dans Anexus, la carte s’appelle simplement Freshsales.

Un même compte Freshworks peut héberger Freshsales, Freshdesk et Freshservice côte à côte. Ils partagent le préfixe de votre entreprise mais vivent sur des URL différentes : il est donc facile de copier la mauvaise dans Anexus. C’est pourquoi cet article traite d’abord du domaine, et seulement ensuite de la clé.

Avant de commencer

Un forfait Freshsales qui expose l’API — c’est le cas de la plupart des forfaits payants. Si API Settings n’apparaît pas dans vos paramètres personnels, c’est votre forfait ou votre rôle qui est en cause, pas un bogue.
Vous n’avez pas besoin d’être administrateur. Chaque utilisateur Freshsales a sa propre clé — et celle-ci porte les permissions de cet utilisateur, ce qui explique pourquoi le choix de la personne compte.
Sachez quel produit Freshworks vous avez sous les yeux. Freshsales est celui qui affiche Contacts, Accounts et Deals dans la barre latérale — si vous voyez des billets, vous êtes dans Freshdesk.

Première valeur : le domaine Freshworks (c’est celle qui échoue)

La plupart des guides CRM vous disent d’aller chercher la clé en premier. Avec Freshsales, c’est le mauvais ordre : la clé, c’est une page et un clic, alors que le domaine est réellement ambigu, puisqu’un seul identifiant Freshworks donne accès à plusieurs produits qui commencent tous par le nom de votre entreprise. Réglez le domaine et le reste de la configuration se fera sans histoire.

Regardez la barre d’adresse pendant que vous êtes connecté. Elle affiche quelque chose comme https://votreentreprise.myfreshworks.com/crm/sales/…. Ce qu’Anexus attend, c’est uniquement l’hôte : votreentreprise.myfreshworks.com — sans https://, sans le chemin /crm/sales, sans barre oblique finale.

Ne collez pas votre domaine Freshdesk. votreentreprise.freshdesk.com et votreentreprise.myfreshworks.com partagent le même préfixe votreentreprise, ce qui rend le mauvais domaine très convaincant. Seul l’hôte du CRM s’authentifiera.

Les forfaits Freshsales supérieurs peuvent aussi disposer d’un bac à sable (sandbox) doté de sa propre adresse. Un domaine de bac à sable s’authentifie parfaitement et synchronise parfaitement — vers une copie de votre CRM que personne dans l’équipe des ventes n’ouvre jamais. Si votre compte en possède un, vérifiez que vous avez bien copié l’adresse de production et non celle du bac à sable.

Deuxième valeur : où se trouve réellement la clé API Freshsales

Elle se trouve dans vos paramètres personnels, pas dans la console d’administration — c’est pourquoi fouiller Admin Settings ne donne jamais rien.

Connectez-vous à Freshsales et cliquez sur votre avatar de profil en haut à droite.

Ouvrez Settings — vos propres paramètres de profil, pas la zone d’administration.

Choisissez API Settings. Votre clé s’y trouve — une longue chaîne alphanumérique.

Copiez la clé et rien d’autre. La documentation développeur de Freshsales la présente enveloppée dans un en-tête Authorization: Token token=… — cet en-tête s’adresse aux développeurs, pas au champ que vous allez remplir ici.

Choisissez le titulaire avant de copier. Une clé Freshsales appartient à une personne, et Freshsales inscrit cette personne comme Contact owner des nouveaux enregistrements. Un compte partagé « opérations » ou « intégrations » vieillit bien mieux que le compte personnel d’un représentant.

Réunir les deux dans Anexus

Dans Anexus, allez à Paramètres → Intégrations CRM → Freshsales → Connecter.

Remplissez les deux champs :

Sous-domaine : votreentreprise.myfreshworks.com — uniquement l’hôte
Clé API : la chaîne brute issue de API Settings

Cliquez sur Enregistrer et connecter. La carte passe à l’état vert Connecté, et chaque contact capté à partir de cet instant se synchronise tout seul.

La carte connectée comporte aussi un bouton Tester. Il vaut un clic chaque fois que quelqu’un est passé par API Settings dans Freshsales, car une réinitialisation là-bas reste invisible côté Anexus jusqu’à la prochaine tentative de synchronisation.

Où atterrit un contact capté, champ par champ

Freshsales répartit votre pipeline sur trois types d’enregistrements : Contacts (les personnes), Accounts (les entreprises auxquelles elles appartiennent) et Deals (le revenu). Un contact capté sur votre profil Anexus devient un Contact Freshsales.

Si vous venez de Freshsales Classic, sachez que les comptes Freshsales récents n’ont plus d’objet Leads distinct — les prospects ont été fusionnés dans Contacts et les entreprises dans Accounts. Ne cherchez donc pas une liste Leads : les personnes captées avec votre carte sont dans Contacts, et c’est là que vous les qualifiez.

Un détail de structure à connaître : dans Freshsales, une entreprise n’est pas un champ texte du Contact. C’est un enregistrement Account distinct auquel les Contacts sont rattachés. Le tableau ci-dessous énumère les champs qu’un contact capté remplit sur la fiche Contact elle-même.

Une subtilité à connaître si vous lisez un jour l’API Freshsales ou l’en-tête d’un export : l’objet Accounts s’appelle toujours sales_accounts en coulisses, vestige de la nomenclature Classic. L’interface dit Accounts, les données disent sales accounts, et les deux désignent le même enregistrement.

La fiche Contact, champ par champ

Voici à quoi ressemble un contact capté par Anexus une fois arrivé dans Freshsales :

Capté par Anexus	Champ Freshsales	Nom API	À savoir
Prénom	First name	`first_name`	Combiné au nom pour former le nom affiché du Contact dans toutes les vues en liste.
Nom	Last name	`last_name`	Freshsales trie et recherche sa liste de Contacts sur ce champ.
Courriel	Email	`email`	Freshsales traite le courriel comme la clé unique d’un Contact — deux Contacts d’un même compte ne peuvent pas partager une adresse.
Numéro de cellulaire (si fourni)	Mobile number	`mobile_number`	Freshsales garde Mobile number et Work number comme deux champs distincts — une capture par carte est un numéro de cellulaire, regardez donc d’abord là.
Poste (si fourni)	Job title	`job_title`	Texte libre dans Freshsales : il sert donc de filtre dans les vues, les Workflows et le ciblage des Sales Sequences.

Seul ce que la personne a réellement rempli est transmis — un numéro de cellulaire ou un poste vide laisse simplement le champ Freshsales vide, sans faire échouer la synchronisation.

Le courriel est le seul champ sans tolérance, ni d’un côté ni de l’autre. Anexus n’envoie jamais un contact dépourvu d’adresse courriel valide, et Freshsales le refuserait de toute façon, puisqu’il lui faut une adresse pour distinguer un Contact d’un autre. En pratique, les deux règles se rejoignent : vous ne voyez jamais de fiche coquille sans nom ni adresse dans Freshsales.

Le champ Lead source propre à Freshsales ne figure pas dans cette liste. Si vous voulez isoler les personnes captées par carte dans vos rapports Freshsales, ajoutez une valeur comme NFC card au champ Lead source dans les paramètres de champs de l’administration Freshsales, puis renseignez-la via un Workflow à la création du contact.

Transformer la synchro en relance : Workflows, Sequences, Freddy

C’est ici que Freshsales prend toute sa valeur une fois la connexion active. Tout ce qui suit se configure dans Freshsales, pas dans Anexus :

Workflows — les règles d’automatisation de Freshsales peuvent se déclencher à la création d’un contact. Usages typiques : réattribuer le Contact owner, inscrire une Lead source, appliquer une étiquette ou créer une tâche pour la personne qui doit appeler.
Sales Sequences — les séquences de courriels sortants intégrées à Freshsales. Inscrivez les Contacts nouvellement créés dans une séquence « rencontré lors d’un événement » et la relance part sans que vous ayez à la réécrire chaque fois. Les séquences envoient depuis une boîte de courriel connectée dans Freshsales : si personne n’en a encore connecté une, l’inscription réussit et rien ne part réellement.
Scoring des contacts / Freddy AI — Freshsales note les contacts selon l’engagement et l’adéquation. Une personne rencontrée en congrès arrive sans historique d’engagement : attendez-vous à une note faible le premier jour, qui montera à mesure qu’elle ouvrira les courriels de la séquence et visitera votre site. Ne prenez pas la première note pour un verdict.
Attribution automatique et Territoires — Freshsales peut acheminer les nouveaux Contacts selon une règle plutôt que selon le titulaire de la clé qui a fait l’appel. C’est la solution durable au problème de propriété : la règle continue de fonctionner quand la personne derrière la clé change de poste.
Deals — Freshsales n’ouvre pas de Deal simplement parce qu’un Contact existe. Quand un contact capté devient une véritable occasion d’affaires, créez le Deal depuis la fiche contact pour que le pipeline reste fidèle à la réalité.

Vous utilisez Freshdesk sur le même compte Freshworks ? C’est l’intégration Freshdesk–Freshsales qui fait apparaître ces personnes du côté du soutien. Elle se configure dans Freshworks, pas dans Anexus — et c’est souvent la raison même pour laquelle une équipe a choisi Freshsales : activez-la donc avant votre premier événement plutôt qu’après.

Récupérer les contacts captés avant la connexion

Cliquez sur Synchroniser les contacts passés sur la carte Freshsales connectée : tout ce qui a été capté avant la connexion part par lots.

Prévoyez plus d’un passage pour une longue liste. Freshsales applique une limite d’appels API par minute qui varie selon votre forfait, et dès qu’une synchronisation la dépasse, Freshsales répond par un refus lié à la limite jusqu’au passage à la minute suivante. Les contacts ainsi refusés restent « en attente » plutôt que de disparaître : patientez quelques minutes, puis cliquez de nouveau sur Synchroniser les contacts passés pour envoyer le reste.

Puisque le courriel est la clé unique d’un Contact Freshsales, une personne déjà présente sous la même adresse ne sera pas dupliquée — Freshsales refuse le second enregistrement et la carte affiche la raison fournie par Freshsales.

Mieux vaut faire ce rattrapage avant d’activer une Sales Sequence qui inscrit automatiquement les nouveaux Contacts. Sinon, une année d’anciens scans de badges arrive d’un coup dans Freshsales et chacun reçoit un courriel « ravi de vous avoir rencontré aujourd’hui ».

Quand Freshsales refuse

Les échecs avec Freshsales se regroupent en six formes reconnaissables. Plusieurs d’entre elles concernent quelle adresse Freshworks ou quel compte Freshsales vous avez utilisé, et non une clé erronée.

« Freshsales a rejeté les identifiants »

Vérifiez dans cet ordre — contrôlez le domaine avant de soupçonner la clé :

Le domaine ne contient que l’hôte — pas de https://, pas de /crm/sales, pas de barre oblique finale.
C’est bien l’hôte du CRM, et non votreentreprise.freshdesk.com.
La clé est la chaîne brute. Si ce que vous avez collé commence par Token token=, vous avez copié l’en-tête d’exemple de la documentation API — ne gardez que la clé.
La clé a peut-être tout simplement été réinitialisée. API Settings comporte un bouton Reset, et quiconque le clique invalide instantanément la clé précédente — y compris celle que vous aviez déjà connectée.

La synchro annonce une réussite, mais personne ne trouve les Contacts

C’est l’échec le plus typiquement Freshsales de la liste, et pourtant rien n’est cassé. Les Views (vues en liste) de Freshsales sont filtrées, et la vue d’arrivée par défaut est souvent filtrée par propriétaire, du type My Contacts. Si la clé API appartient à un compte d’intégration partagé, les enregistrements existent bel et bien mais appartiennent à cet utilisateur : un représentant resté sur My Contacts voit donc un écran vide. Passez à All Contacts, triez par date de création, et tout est là.

Si All Contacts est réellement vide lui aussi, revérifiez le domaine : une adresse de bac à sable, ou celle d’un second compte Freshworks ouvert par quelqu’un pour un essai, acceptera tout et ne vous montrera rien là où vous regardez.

Ça fonctionnait depuis des mois, puis plus rien — et personne n’a touché à Anexus

Avec Freshsales, la cause habituelle est la personne, pas la clé. Une clé API Freshsales appartient à un utilisateur : désactiver ou supprimer cet utilisateur emporte la clé avec lui — c’est exactement ce qui arrive la semaine où un représentant quitte l’entreprise. Reconnectez-vous avec une clé générée par une personne qui reste, idéalement un compte partagé « opérations ».

Tous les Contacts captés appartiennent au même représentant

C’est le comportement normal de Freshsales : il inscrit comme Contact owner l’utilisateur dont la clé API a fait l’appel. Deux solutions. Générer la clé depuis le compte Freshsales de la personne qui doit les détenir — ou, mieux pour une équipe, laisser la clé en place et réattribuer côté Freshsales avec un Workflow ou une règle d’attribution automatique / de territoire, qui continue de fonctionner quand les rôles changent.

Un contact rejeté à cause d’un champ que vous ne voyez même pas

Un administrateur Freshsales peut rendre des champs obligatoires sur le Contact — y compris des champs personnalisés qui n’existent dans aucun autre CRM. Si un champ obligatoire est vide, Freshsales refuse de créer l’enregistrement et la carte de synchronisation affiche le message de validation de Freshsales nommant le champ. Corrigez-le dans Freshsales : rendez le champ facultatif ou donnez-lui une valeur par défaut, puis relancez avec Synchroniser les contacts passés.

Aucune page API Settings dans votre Freshsales

Deux causes, toutes deux du côté de Freshsales : votre forfait n’expose peut-être pas l’API, ou votre rôle Freshsales n’autorise pas l’accès à l’API. Demandez d’abord à un administrateur Freshsales de vérifier le rôle — c’est la correction la moins coûteuse — et sinon, générez la clé depuis un compte doté d’un rôle plus complet.

Cycle de vie de la clé : réinitialiser, renouveler, déconnecter

Dans Anexus, Déconnecter arrête la synchronisation. Du côté de Freshsales, API Settings → Reset émet une nouvelle clé et invalide l’ancienne dès le clic — il n’y a ni période de chevauchement, ni seconde clé qui coexisterait avec la première. Prévoyez donc de reconnecter Anexus avec la nouvelle clé dans la foulée, appuyez sur Tester, puis vérifiez tout ce qui utilisait aussi cette clé.

Une clé API Freshsales ne peut pas être restreinte : elle porte l’ensemble des permissions de son titulaire, sans variante en lecture seule ni limitée aux contacts. C’est le meilleur argument pour la générer depuis un utilisateur d’intégration dédié plutôt que depuis votre propre compte.

La déconnexion ne supprime jamais les Contacts déjà arrivés dans Freshsales. Anexus cesse d’envoyer ; les enregistrements restent en place, conservent leur propriétaire et demeurent dans la séquence où ils étaient inscrits.

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