Cómo captar leads en eventos: un método que funciona

Decide qué es un buen lead antes de montar el estand

La mayor causa de una lista inútil tras un evento es que nadie acordó qué preguntar. Un escaneo de credencial da un nombre, una empresa y un correo: los mismos tres campos con los que vuelve a casa cualquier otro expositor. No dice si la persona que se aleja va a comprar este trimestre o está haciendo un trabajo de la universidad.

Escribe la única pregunta que separa una oportunidad real de una conversación cortés. Para un contratista suele ser el plazo del proyecto. Para una clínica, qué servicio; para un reclutador, el puesto a cubrir; para quien vende software, quién más tiene que aprobarlo. Luego pon esa pregunta en el formulario: un campo, no ocho. En un estand la gente rellena un campo extra. Abandona a los cinco.

Haz que captar cueste menos que un apretón de manos

Sea lo que sea que uses, tiene que funcionar mientras sigues hablando. Si captar significa teclear los datos de alguien en un móvil, lo harás con los diez primeros visitantes y pararás. Si significa dar una tarjeta de papel y confiar, has movido el trabajo a la noche, cuando tampoco lo harás.

Las mecánicas que sobreviven a un pabellón lleno son aquellas en las que teclea el visitante, en su propio móvil. Un toque o un escaneo de QR abre tu perfil, rellena el formulario y está hecho antes de que se aparte. Anexus Connect funciona así —la tarjeta lleva chip y código escaneable, así que un móvil antiguo no es excusa—, pero el principio vale con cualquier herramienta: quien tiene las manos libres es quien debe rellenar el formulario.

Escribe la nota en los noventa segundos siguientes

Este es el paso que casi todos se saltan, y es el que decide si la lista vale algo en marzo. Un contacto captado sin nota es indistinguible de cualquier otro. Un contacto captado con la línea «cambia de proveedor en el Q2, quiere la opción metálica, el presupuesto lo aprueba Dana» es una conversación que puedes retomar tres semanas después como si no hubiera pasado el tiempo.

Hazlo de pie, antes de que llegue el siguiente visitante. Marca la prioridad en ese mismo momento: nunca volverás a ser tan buen juez de a quién perseguir como justo entonces. En Anexus Connect la nota, el recordatorio y la prioridad van en el propio contacto, sin un segundo sistema que cuadrar; si usas un escáner alquilado, lleva una libreta numerada y anota el número de credencial junto a la nota.

Ocúpate del papel el mismo día

Te seguirán dando tarjetas de papel, porque mucha gente no ha cambiado. La bolsa de tarjetas es donde las ferias pierden en silencio un tercio de su valor: el montón llega a casa, se queda en una mesa y se pasa a limpio en parte, o nunca.

Escanéalas esa misma noche en el hotel, mientras aún puedes ponerle cara a un nombre. Una cámara de móvil y OCR convierten el montón en contactos en unos minutos; en Anexus Connect cada escaneo se etiqueta automáticamente con el evento, el lugar y la fecha, que es lo que hace que la tarjeta siga significando algo seis semanas después. Uses lo que uses, la regla es la misma: las tarjetas nunca vuelven a casa sin procesar.

Haz el seguimiento antes de que la feria se olvide

La ventana es corta. Todos los que tu visitante conoció le escriben esa misma semana, y quien espera al lunes siguiente compite contra una bandeja llena y un recuerdo que se apaga. Ordena por la prioridad que fijaste en el estand y empieza por arriba; la mitad de la lista puede esperar un día.

Apóyate en la nota. «Me comentaste que cambiáis de proveedor en el Q2» consigue respuesta; «Encantado de conocerte en la feria» no. Si el seguimiento debe acabar en una reunión, manda un enlace de reserva en vez de proponer horas: en Anexus Connect el visitante reserva un hueco real desde el perfil, lo que elimina los tres correos que suelen matar el impulso.

Calcula si el estand se pagó solo

Cuenta tres cosas: cuánta gente abrió tu perfil, cuántos se convirtieron en contactos y cuántos reservaron una reunión. Esa proporción es la medida honesta del evento y la que hay que comparar con el coste del estand del año que viene: mucho más útil que el número de credenciales escaneadas, que cuenta cordones en vez de interés.